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Entre os grandes aliados dos gestores de uma empresa estão os indicadores de produtividade. Por meio dessa ferramenta, é possível monitorar quais estão sendo os resultados atuais e definir metas para o futuro, bem como medir os esforços investidos para a realização de cada tarefa.
Para compreender melhor como funcionam esses indicadores e aprender a implementá-los em sua empresa, continue a leitura até o fim!
Antes de entender o que são essas métricas, é importante definir o que é “produtividade”, uma palavra muito utilizada no meio empresarial. De forma geral, trata-se da capacidade de produção.
Tomando essa ideia como base, um indicador de produtividade é uma métrica utilizada para entender qual está sendo a relação entre os esforços/recursos desprendidos (como investimento, tempo e membros da equipe) e os resultados obtidos (como número de contratos, lucro e cumprimento de tarefas).
Indicadores de produtividade: relação entre os esforços/recursos e resultados.
Exemplo: supondo que um colaborador da equipe comercial da Empresa A passou o mês falando com dez leads, porém não conseguiu fechar nenhum contrato. Se a empresa tiver como indicador o número de contratos fechados nesse período, podemos dizer que ele não teve um período produtivo, pois, apesar dos esforços, não obteve o resultado esperado.
Durante o mesmo período na Empresa B, um colaborador falou com apenas cinco leads e conseguiu fechar um contrato. Seguindo o mesmo indicador, podemos dizer que essa empresa teve um melhor aproveitamento.
Cabe aos gestores de ambas as empresas elaborar metas e entender esses números para, então, tomar decisões para que seus negócios possam gerar mais resultados com menos esforços ou recursos.
Os indicadores servirão como base para realizar mudanças nas práticas aplicadas pela empresa, bem como para calibrar suas estratégias.
Muitas pessoas confundem os indicadores de produtividade com os indicadores de desempenho de uma empresa. Por mais que ambos possam ter similaridades, os termos não têm o mesmo significado.
Os indicadores de desempenho (também conhecidos como KPIs, ou Key Performance Indicators), como o nome sugere, são índices utilizados para verificar se determinada ação/obrigação foi cumprida. Ou seja, são levados em consideração os esforços e os recursos.
Por isso, os indicadores de produtividade podem ser um tipo de indicador de desempenho, caso a meta da empresa seja cumpri-los. Outros exemplos de KPIs são número de leads, taxa de conversão, receita total e indicador de turnover.
Em uma mesma empresa, é possível ter diversos tipos de indicadores de produtividade, dependendo das estratégias e dos objetivos traçados. A seguir, citamos alguns exemplos.
Em nosso exemplo anterior, citamos um indicador de produtividade que leva em consideração a produção por período, ou seja, “durante um mês, determinada empresa fechou um número de contratos”.
Nesse caso, trata-se da relação entre o que foi realizado dentro de um período de tempo específico. A produção pode ser medida por número de horas trabalhadas, tarefas concluídas, contratos fechados, projetos iniciados, entre outros índices. Já o tempo pode variar em horas, dias, meses ou anos, de acordo com cada empresa.
Um dos indicadores de produtividade importantes para uma empresa é justamente o cálculo do tempo ocioso. Para medi-lo, você pode utilizar softwares de gestão de processos, que contabilizam o número de tarefas e o tempo dedicado a cada uma.
O tempo ocioso é um dos índices que pode ser medido para monitorar a produtividade de uma empresa.
Vale ressaltar que o conceito de ociosidade pode variar de acordo com a empresa, portanto, antes de traçar os benchmarks, faça uma pesquisa interna para entender qual o cenário atual e quanto tempo em média você e seus colaboradores levam para realizar cada tarefa.
Outro índice fácil de se monitorar são as entregas no prazo. Ele pode se referir tanto aos compromissos internos, entre os colaboradores e departamentos da empresa, quanto com relação aos clientes.
Assim como o prazo de entregas, o tempo de resposta pode ser monitorado para os departamentos/colaboradores e para os clientes. Em todo caso, mantenha relatórios atualizados para que esse indicador seja cada vez menor.
Agora chegou a hora de implementar os indicadores de produtividade em sua empresa. Esse pode ser um processo trabalhoso, mas capaz de trazer resultados excelentes. Confira um passo a passo abaixo:
A primeira etapa, antes mesmo de definir seus indicadores, é mapear os dados anteriores. Eles servirão de base para você definir as novas metas e acompanhar as melhorias na empresa.
Como falamos anteriormente, os indicadores são a relação entre os esforços/recursos desprendidos e os resultados obtidos. Portanto, cabe a você definir quais são os mais importantes para a sua empresa.
Agora que você já tem os dados anteriores e os indicadores importantes, defina metas que sua empresa quer alcançar. Lembre-se que elas devem estar condicionadas a um período de tempo para que possa haver o acompanhamento.
Por fim, envolva o restante da equipe para que todos colaborem para alcançar essas metas. Pronto! Agora basta acompanhar esses números e trabalhar para que a sua empresa tenha um bom desempenho.
Para ter um negócio saudável, é essencial acompanhar os números diariamente e saber fazer mudanças na abordagem e calibrar as estratégias. Os indicadores de produtividade serão de grande proveito nesse sentido.
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