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Em tempos de pandemia e home office, as reuniões online se tornaram uma das poucas formas possíveis de resolver questões relacionadas ao trabalho e não atrapalhar o vínculo entre os colaboradores.
Contudo, o que é visto como prático pode ser tornar monótono e cansativo se alguns cuidados não forem tomados. Portanto, hoje trouxemos dicas sobre como fazer uma reunião online atrativa e produtiva para todos. Confira!
Uma boa reunião pela internet começa no planejamento. Se você está pensando em organizar uma chamada de vídeo com seus colaboradores, é necessário, antes de convidá-los para a videoconferência, planejar detalhadamente diversos fatores.
Para te ajudar, listamos alguns autoquestionamentos que podem ser feitos durante o planejamento de uma reunião online:
Por mais simples que possam parecer as perguntas, respondê-las vai te ajudar a ter mais clareza na hora de definir detalhes mínimos, mas que, se ignorados, podem atrapalhar todo o ritmo da empresa.
Ninguém é muito fã de reuniões de última hora, especialmente quando há outras tarefas a serem realizadas com urgência. Então, uma boa ideia é planejar a reunião com antecedência e comunicá-la o quanto antes aos participantes.
Assim, caso alguém esteja indisponível no horário e na data decididos, será possível reagendar a reunião ou marcar um tempo específico para conversar com determinada pessoa.
Se for uma reunião com periodicidade semanal, vale definir dias e horários regulares para o bate-papo.
Atualmente, é possível encontrar diversas opções de ferramentas para reunião online. Skype, Google Meet e Zoom estão entre as mais populares.
Cabe a você avaliar qual delas supre o seu propósito e o da equipe, correspondendo às expectativas de funcionalidades necessárias para um bom desenvolvimento da chamada.
Com certeza, você já ouviu falar do Skype. O programa foi fundado em 2003, com o objetivo de facilitar o contato entre pessoas de todo o mundo, e é um dos aplicativos mais recomendados na hora de realizar reuniões online.
Adquirido pela transnacional americana Microsoft, em março de 2011, por US$ 8,5 bilhões, ele permite a realização de videoconferências, compartilhamento de tela e bate-papo instantâneo na versão gratuita, mas ao assiná-lo também é possível realizar ligações para telefones e até enviar mensagens para celulares.
O Skype pertence, atualmente, à transnacional americana Microsoft.
Presente no G Suite da Google, o Google Meet também tem chamado a atenção quando o assunto é site para reunião online. Logo no início da pandemia, a plataforma teve um salto de uso de 25 vezes, devido às restrições impostas pela Covid-19.
Integrada ao Google Agenda, nela é possível criar eventos e emitir convites via e-mail contendo informações sobre a chamada de vídeo, como um link exclusivo para que as pessoas possam ingressar na reunião online.
Além da videochamada, do compartilhamento de tela e do chat instantâneo, você pode personalizar a call por meio de alterações de layouts de exibição, fixar telas, desativar o som dos participantes, removê-los e utilizar legendas — funcionalidade que torna a chamada mais inclusiva.
Google Meet, plataforma da Google, possui design leve e responsivo, viabilizando o uso das funcionalidades oferecidas.
No trimestre de julho, agosto e setembro de 2020, a plataforma Zoom anunciou alta de 458% no número de clientes em relação ao ano passado. A porcentagem representa 370.200 clientes com mais de 10 funcionários, de acordo com a matéria publicada no G1.
O Zoom já vinha em uma fase de crescimento, quando atingiu receita de U$S 622 milhões em 2019, no período de maio a junho.
Nele, você encontra um plano gratuito no qual estão inclusas: videoconferências, funcionalidades de áudio e compartilhamento de tela.
O limite é de até 100 participantes por chamada, com tempo máximo de 40 minutos em reuniões de grupo e suporte on-line.
Caso você queira registrar a chamada, no Zoom também é possível gravá-la. Há ainda a possibilidade de trocar arquivos de texto, áudio ou imagens entre os participantes.
Zoom recebe até 100 pessoas por chamada.
Decididas e pautadas todas as dicas anteriores, é hora de dar vida às suas ideias. Que tal fazer um slide? Assim como nos programas de televisão, as coisas feitas em tempo real nem sempre saem como planejado.
Uma boa apresentação de slides pode colaborar na hora de abordar os tópicos estipulados para a reunião, além de torná-la mais atrativa e compreensiva.
Contudo, algumas dicas básicas na hora de elaborar uma apresentação de slides, conhecida também como “ppt”, são essenciais. Evite, por exemplo, utilizar muitas imagens; dê preferência ao fundo branco; prefira fontes sem serifa no tamanho 20, como Arial e Tahoma, pois elas facilitam a leitura; e não exagere na quantidade de informações por slide.
Se após as dicas 1, 2, 3 e 4 tudo está decidido e resolvido, no dia de entrar na sala de reunião online, lembre-se de manter a calma.
A situação é diferente do que estamos acostumados, o famigerado tête-à-tête, portanto, nessas horas a informalidade é super bem-vinda.
Antes de ir ao assunto principal, saiba como estão os participantes, pergunte sobre o desenvolvimento deles no trabalho, seja simpático e demonstre preocupação com eles.
Depois de um tempo, cerca de 5 a 10 minutos, dê start na reunião! Você vai notar o ambiente virtual mais leve e seguro.
Essa dica não contradiz a de cima, porque o foco aqui é lembrar que, seja você participante ou organizador da videoconferência, ela ainda é uma reunião com foco profissional.
Então, cuide de você e do seu ambiente como se estivesse na empresa fisicamente.
Escolha uma roupa para reunião de trabalho adequada com o dresscode do negócio, além de um cenário ideal — escritório, estante de livros e até mesmo uma pintura ao fundo são boas opções. Paredes brancas podem ocasionar tédio.
Evite também ambientes movimentados e barulhentos. Eles dificultam a compreensão da chamada.
O que aparenta ser extremamente complexo pode ser mais fácil do que você imagina. Ao seguir as dicas acima, com certeza sua reunião será um sucesso e todas as informações, que devem ser o foco principal da videoconferência, serão transmitidas com clareza, objetividade, criatividade e espontaneidade.
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